Gestion électronique documentaire
La GED (Gestion électronique documentaire) désigne le processus de gestion des documents dans une organisation. Ce procédé comprend l’acquisition des documents, l’indexation et le classement, le stockage d’informations, l’accès et la diffusion des documents.
Avec la dématérialisation croissante des documents et la démocratisation des outils de communication informatiques, les entreprises, collectivités et professions libérales… produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques.
La GED ou GEIDE vous permet d’exploiter l’ensemble de ces documents au format numérique et vous simplifie le travail au quotidien. Le contrôle des procédures se retrouve renforcé par la mise en œuvre de « workflows », circuits de validation des documents.
Cette solution permet l’harmonisation des processus dans l’entreprise, la centralisation des informations, l’amélioration de la collaboration entre les services et facilite l’accès à l’information aux collaborateurs. Cela concerne surtout les archives courantes, c’est-à-dire les documents d’utilisation quotidienne ou régulière, qui doivent pouvoir circuler, être modifiés ou même supprimés si besoin.
Ces deux outils ne sont pas toujours bien compris et sont parfois confondus. Pourtant leurs objectifs sont différents, voire complémentaires. La GED est un outil qui facilite l’activité de l’entreprise, alors que le SAE (système d’archivage électronique) permet de sécuriser les documents. Après avoir décrit et classé les documents avec la GED, il est conseillé de les conserver dans un SAE qui va garantir la disponibilité des documents, leur confidentialité et leur pérennité. Les associer apporte une efficacité maximale.
L’objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l’ensemble des documents de l’entreprise, qu’ils soient structurés ou non afin d’être en mesure de gérer leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à l’archivage numérique.
- Rapidité d’accès et de traitement des documents : l’information est stockée et classée instantanément, tous les dossiers et documents sont consultables d’un simple clic..
- Réduction des coûts : la GED permet de réaliser des gains de productivité (réactivité, rapidité d’accès à l’information, gain de place) et des économies substantielles (impressions et coûts associés, 80% de gain de temps.)
- Une démarche structurante pour les dossiers et les processus : l’information contenue dans la GED constitue une base de classement commune, elle facilite la circulation des flux d’information dans l’entreprise et avec l’extérieur.
- Une réponse aux règles et aux normes de classement : la GED apporte une solution personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation (ISO de classement).
- Respecte la politique de sécurité : l’accès aux données est sécurisé, la solution s’adapte aux différents profils utilisateurs.
La gestion électronique de documents en mode SAAS (Software As A Service) est une architecture logicielle proposée sous la forme d’abonnement et non sous la forme d’achat de licence classique.
L’infrastructure informatique serveur est mutualisée pour plusieurs clients, en s’appuyant sur un code source unique. Les informations sont très sécurisées et compartimentées : chaque client possède sa propre base de données et son paramétrage.
Les avantages de l’architecture GED en mode SaaS sont les suivants:
- Cette architecture permet une progression illimitée en volume de données et en nombre d’utilisateurs,
- L’absence de gestion de version permet de réduire significativement le coût total d’utilisation,
- Rapidité de mise en oeuvre car standardisation du logiciel et non développements spécifiques,
- Allégement considérable de l’architecture informatique chez les clients..
Présentation d’une infrastructure SaaS type
- Extensibilité immédiate et illimitée,
- Fiabilité éprouvée avec une disponibilité proche des 100%,
- Ouverture éclair des modules logiciels par optimisation des requêtes en temps réel,
- Mises à jour en temps réel,
- Environnements de test en miroir,
- Plusieurs datacenters de grands noms de l’informatique redondés et géographiquement distincts,
- Accès et débit Internet garantis.
L’enjeu de la sécurité
- Le Client SaaS est et reste propriétaire de ses données,
- Liberté et transparence du contrat d’engagement,
- Réversibilité totale avec restitution de 100% des données,
- Protection du code source,
- Plan de continuation de l’hébergement,
- Copie de sauvegarde en cas de défaillance.
L’enjeu de la confidentialité
- Toutes les informations clients sont “top secret”,
- Les salariés des éditeurs SaaS n’accèdent pas aux données clients,
- La sécurité physique 24h/24 des datacenters d’exploitation et de réplication,
- Les droits d’accès contrôlés,
- L’architecture compartimentée des données,
- Les clients ont la main pour extraire leurs données,
- Tarification publique, transparente et lisible.
Le Workflow : on appelle “workflow” (ou flux de travail), la modélisation et la gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir, cela comprend des processus métiers mais aussi les différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier (c’est-à-dire processus opérationnel ou procédure entreprise). De façon plus pratique, le workflow décrit le circuit de validation, c’est-à-dire un cahier des charges procédurié exprimant: le rôle des différents acteurs du processus, les délais, les modes de validation… Cette application intervient en aval de l’acquisition de documents.
La Gestion de Contenu d’Entreprise : (en anglais Enterprise Content Management – ECM, voir plus bas) vise à couvrir l’ensemble du cycle de vie de l’information non structurée, comme les documents électroniques, mails, flux vidéo et audio. Pour répondre à cette problématique de gestion des contenus multimédias, des méthodes de recherches via des méta-données, des plans de classement hiérarchiques ou non sont mises en oeuvre. Des fonctions de collaborations sont souvent intégrées à ces solutions de gestion de l’information.
La Gestion de la Connaissance : (en anglais Knowledge Management – KM) est l’ensemble des initiatives, des méthodes et des techniques permettant de percevoir, d’identifier, d’analyser, d’organiser, de mémoriser et de partager des connaissances entre les membres des organisations, en particulier les savoirs crées par l’entreprise elle-même (exemple: Marketing, Recherche & Développement) ou acquis de l’extérieur (exemple: Intelligence Économique) en vue d’atteindre l’objectif fixé.
L’indexation automatique : la Lecture Automatique de Documents ou LAD est un ensemble de technologies ayant pour but d’extraire de manière automatisée différentes informations contenues dans un document numérisé, structuré ou non. La LAD regroupe trois technologies indispensables à son fonctionnement de lecture automatique de documents:
- La RAD : Reconnaissance Automatique de Documents. Cette technologie consiste à reconnaître le type de document à traiter. Ainsi après avoir analysé la mise en page du document comme l’emplacement d’images, d’encadrés… le module RAD – Reconnaissance automatique de documents la compare à des modèles issus de la base de données afin de déterminer s’il s’agit d’un devis, d’une facture, d’une commande ou de tout autre document.
- L’OCR : Reconnaissance Optique des Caractères. Le logiciel repère les formes des caractères qu’il interprète en le comparant à sa base de données (bibliothèque de forme).
Les mots son ensuite scannés pour repérer les éventuelles erreurs résiduelles, à l’aide d’un dictionnaire intégré.
- L’IRC : Reconnaissance intelligente de caractères.
L’indexation des données est de plus en plus complexe à cause du développement des contenus multimédias (vidéos, sons) et de la diversité des sources de données. Les organisations doivent prendre en compte l’augmentation des données issues d’applications web, des nouvelles formes d’applications collaboratives (wikis, blogs), des systèmes de messagerie électronique, des catalogues électroniques.
Vous souhaitez mettre en place une solution GED dans votre entreprise? Vous vous demandez comment procéder? Voici une feuille de route pour guider les opérations.
Etude préalable
Recensement des besoins
Il est conseillé d’intégrer les utilisateurs de la future GED le plus tôt possible dans le processus de mise en place. Une consultation générale permet de dégager les besoins réels et de concevoir le planning de déploiement.
Les questions suivantes peuvent être posées :
- de quels documents avez-vous le plus souvent besoin ?
- quels types ou formats de documents traitez-vous le plus souvent ?
- notez l’utilité que vous attribuez aux fonctionnalités suivantes : recherche plein texte, travail collaboratif, ajout de commentaires…
Expression des besoins et réalisation d’un cahier des charges
Après le recencement des besoins, il s’agit de les structurer dans un dans un cahier des charges. Ce document sert de référence tout au long du processus de mise en œuvre de la gestion documentaire électronique. L’accent doit être porté sur les aspects fonctionnels et non techniques. Les considérations techniques viendront ensuite répondre aux besoins fonctionnels exprimés dans le cahier des charges.
Recherche, étude comparative et choix d’une solution
Quand les besoins sont définis, vient le choix du prestataire le plus adapté pour la réalisation. C’est à cette étape que notre site peut vous être utile, en proposant vos besoins exprimés aux entreprises spécialisés les plus à mêmes d’y répondre. Nous avons en effet sélectionné plusieurs professionnels du secteur aux activités et solutions complémentaires.
Mise en œuvre
Déploiement de la solution
Le déploiement de la solution ne se limite pas à l’installation et au paramétrage du logiciel de GED. Plusieurs éléments doivent également être pris en compte :
- écriture des procédures liées au système de GED,
- formation des utilisateurs au logiciel et aux procédures,
- acquisition et indexation des documents existants.
Ces étapes sont essentielles au succès du déploiement.
Acquisition des documents
L’acquisition est la première étape de l’insertion d’un document dans le système de GED. Il s’agit de rendre le document disponible sous forme électronique. Le document peut être créé directement sous cette forme : c’est le cas de la majorité des documents internes. Il peut également n’être disponible qu’au format papier : c’est le cas de nombreux documents en provenance de l’extérieur ou des archives papier de l’entreprise. L’acquisition consiste alors à numériser le document papier et à en extraire l’information.
Classement des documents
Les documents doivent ensuite être classés. On peut envisager plusieurs critères : date, numéro de référence, client… Ces critères ne sont pas mutuellement exclusifs : on peut classer un document électronique dans plusieurs dossiers sans avoir à le copier.
En plus de ce classement, le document peut être indexé : mots-clés, métadonnées, contenu. L’indexation doit être pensée pour répondre au mieux aux requêtes de recherche usuelles dans l’organisation.
Stockage des documents
Il faut considérer plusieurs éléments pour le choix de la solution de stockage des documents et les politiques associées :
- support de stockage (performances, fiabilité),
- droits d’accès aux documents,
- durée de stockage,
- sauvegardes.
Diffusion des documents
Les documents peuvent être disponibles à la demande de l’utilisateur ou lui être envoyés automatiquement dans certaines conditions. On peut, par exemple, imaginer que toutes les fiches d’incidents soient envoyées par courrier électronique au responsable qualité.
Les utilisateurs doivent pouvoir les afficher sous une forme exploitable et éventuellement les imprimer.
