Transformation digitale, ECM, GED, RM, PRM, BPM, … : c’est Quoi ? Pourquoi ? Comment ? Et Qui est concerné ?
- Constat : informations structurés / informations non structurées
- Exploitation et gestion des informations non structurées
- Quelques chiffres : volumétrie, temps de recherche, coût de stockage, coût de copie/impression, …
- Transformation digitale : ECM/GED : gestion du cycle de vie documentaire
- Objectifs : Productivité, qualité de service, sécurité, gouvernance et traçabilité
- Notions de base
- Projet de transformation digitale et de mise en place d’une solution GED : approche, démarche et phases
- Qui est concerné : les acteurs et l’organisation
De la dématérialisation des documents à la dématérialisation du contenu
- Gestion du papier
- Dématérialisation des documents : c’est quoi ? Objectifs ? Les phases ?
- Capture depuis les multiples sources
- Traitement des images
- Classification : Reconnaissance automatique des documents (RAD)
- Extraction des informations: Lecture automatique des documents (OCR, ICR, OMR, BCR, …)
- Règles de gestion
- Indexation : Vidéo-codage
- Validation
- Contrôle qualité et gestion des doublons
- Export vers le référentiel documentaire et export vers d’autres systèmes
Gestion électronique des documents et collaboration
- Gestion électronique des documents : c’est quoi ? Objectifs ? Composants ?
- Référentiel documentaire
- Plan de classement : Navigation dans le contenu
- Recherche & Consultation
- Versionning
- Cycle de vie
- Gestion événementielle
- Rendition et transformation
- Mobilité : Accès depuis plusieurs dispositifs (Poste de travail, tablet, smartphone)
- Productivité : intégration avec d’autres outils de travail : Microsoft Office, …
- Sécurité : Capabilités et privilèges
- Traçabilité : qui a fait quoi et quand
Gestion des archives électroniques et physiques
- Gestion des archives : Depuis la création jusqu’à l’élimination, Objectifs ? Composants ?
- Déclaration des archives et plan de fichiers
- Versement du contenu
- Politiques de rétention, calendriers de conservation et disposition des archives
- Gestion des archives électroniques et physiques
- Classement physique : Adressage, modélisation et gestion des espaces d’archivage
- Recherche des archives et demande de prêt
- Administration : Stratégie, qualification, promotion, disposition et annotation de rétention
- Gouvernance : Reporting et traçabilité
- Conformité aux normes en vigueur
Dématérialisation des processus documentaires et métiers
- Processus documentaire
- Processus métier: BPM
- Dématérialisation des processus documentaires & métiers: c’est quoi ? Impact ? Gain ?
- Qui est concerné : les acteurs et l’organisation
- Modélisation
- Simulation et mise en œuvre
- Optimisation
Retour d’expérience - Cas de projets ECM/GED : depuis l’idée jusqu’à la mise en place
- Phases du projet
- Contexte et besoins
- Phase 0 : Cadrage du besoin
- Phase 1 : Etude détaillée, étude de faisabilité, impact organisationnel, …
- Phase 2 : lotissement, macro planning et budgétisation
- Phase 3 : Elaboration et lancement de l’AO/Consultation
- Phase 4 : Mise en œuvre de la solution, accompagnement et conduite de changement
- Projet de mise en place d’une GED collaborative
- Projet de gestion des archives électroniques et physiques
- Projet d’automatisation de processus métier: Octroi de crédit entreprise
- Projet d’automatisation de gestion des courriers
Principales solutions sur le marché & Vos projets ECM/GED
- Solutions Gartner : Présentation, modules, mode de licensing, …
- IBM
- Opentext
- Microsoft
- Oracle
- Alfresco
- Xerox
- Everteam
- Autres …
- Vos projets ECM/GED actuels et futurs
- Analyse des Besoins et conception de la solution cible
- Conseils pour aborder vos projets ECM/GED et les réussir
- Questions/Réponses
Entreprendre et réussir un projet ECM/GED
- Les éléments du projet ECM/GED:
- Projet
- Client
- Solution
- Intégrateur
- L’équation
- Facteurs de réussite
- Risques et erreurs à éviter
- Cas de projets réussis : facteurs et résultats